【無料Excelテンプレート付】有資格者一覧表とは? 効率化・運用定着するためのポイントを解説

有資格者一覧表とは、企業において、社員の保有資格(認定や免許等を含む)を記録・把握するために使う管理表です。

この記事では有資格者一覧表が必要な理由と、効率化のためのポイントをお伝えします。
また、実際に企業でお使いいただける、有資格者一覧表のテンプレートをご用意しました。

以下リンクよりダウンロードして自由にご活用ください。

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有資格者一覧表(有資格者名簿)とは

有資格者一覧表は、自社で管理が必要な資格と、各従業員が実際に保有している資格を一覧にし、適切な運用を行うために使います。
「資格者一覧表」「有資格者表」「資格マップ」「有資格者名簿」などと呼ばれることもあります。

ここで言及する「有資格者」とは、特定の業務を行うことができる資格や認定、免許等の保有者を指します。
専門的な業務を行うために必要な資格や認定、免許には数多くの種類があります。

有資格者情報の管理が必要な理由

有資格者の管理は、企業が存在し続けるために必要不可欠なことです。
まず第一に、法令遵守のため。
法で定められた資格を取得しないと、従事できない業務が一定数あります。

次に、安全管理のため。
十分な知識を習得したうえで、安全に業務を行わなければなりません。

そして最後に、製品・サービスの品質維持のため。
クオリティを保つのにも専門知識が必要です。

例えば建設業では、工事の入札や施工の条件として、重要とする資格所有者の情報や、業務履歴の提出を求められる場合があります。
要件に満たないということは、働く従業員の安全や、建物の品質が十分に保証されないことを意味しています。

また、万が一誤った情報があれば、企業が存続する上で重大なリスクになるため資格管理は、慎重かつ正確に行う必要があるのです。


次に、実際にどんな資格があるのか、法令で定められている資格を例に一部をご紹介します。

ピックアップしているもの以外にも、多数の資格や認定、免許が存在します。
業種や業務内容によっては100種類以上の資格管理が必要な企業もあり、それらを抜け漏れなく管理していくために、有資格者一覧表は欠かせないものです。

労働安全衛生法で定められている資格

  • クレーン・デリック運転士免許
  • 移動式クレーン運転士免許
  • 揚貨装置運転士免許
  • 高圧室内作業主任者免許
  • 発破技士免許
  • ガス溶接作業主任者免許
  • ボイラー整備士免許
  • 衛生工学衛生管理者免許
  • 第一種衛生管理者免許
  • 第二種衛生管理者免許
  • 林業架線作業主任者免許
  • エックス線作業主任者免許
  • ガンマ線透過写真撮影作業主任者免許…等

高圧ガス保安法で定められている資格

  • 高圧ガス製造保安責任者
  • 甲種化学責任者
  • 乙種化学責任者
  • 丙種化学(液化石油ガス)責任者
  • 丙種化学(特別試験科目)責任者
  • 甲種機械責任者
  • 乙種機械責任者
  • 第一種冷凍機械責任者
  • 第二種冷凍機械責任者
  • 第三種冷凍機械責任者
  • 高圧ガス販売主任者…等

建築業法で求められている資格

  • 1級建設機械施工技士
  • 2級建設機械施工技士(第一種~第六種)
  • 1級土木施工管理技士
  • 2級土木施工管理技士(土木)
  • 1級建築施工管理技士
  • 2級建築施工管理技士(仕上げ)
  • 1級建築士
  • 2級建築士
  • 1級管工事施工管理技士
  • 2級管工事施工管理技士
  • 1級造園施工管理技士
  • 2級造園施工管理技士
  • 技術士試験 建設・総合技術監理(建設)
  • 技術士試験 農業「農業土木」・総合技術監理(農業「農業土木」)
  • 技術士試験 水産「水産土木」・総合技術監理(水産「水産土木」)…等

資格管理の方法・運用のポイント

資格の管理方法は、管理する資格や、関係者の人数が増えるほど、煩雑になりがちです。ここでは、有資格者一覧表を活用していくうえでのポイントを、3点ご紹介します。

1. 更新期限と有効期限に注意する

多くの資格には、更新期限と有効期限があります。
個々人が適切な時期に更新を行う必要がありますが、きちんと管理していないと、資格や免許が失効したことに誰も気づかないまま、無資格者が同じ業務に従事し続けてしまうといったリスクも生じます。

有資格者一覧表には必ず更新期限と有効期限を記載し、当人だけに管理を任せず、組織全体で確実な管理ができる仕組みを整えておきたいところです。

2. 確実に登録しメンテナンスを行う

有資格者一覧表は、作成した後の運用が大変重要です。
例えば、従業員の入退社や部署移動があったとき、新たに資格取得者が出たときなど、最新の情報を随時更新していく必要があります。また、法令などが変わり、業務に必要な資格が変わるケースもあるので注意が必要です。

有資格者一覧表への登録フローを社内で徹底すると共に、定期的な見直し・メンテナンスを怠らないようにしましょう。

3. 有資格者一覧表を活用する

運用を定着させるためには、有資格者一覧表を活用する場面を増やし、利用するメリットを拡げることが大切です。
例えば、漏れなく、ダブりのない管理が求められる選任者管理において、ひと目で資格所有者がわかる有資格者一覧表は有効でしょう。同じく、会社独自の認定資格を設けている場合も、候補者の絞り込みを簡単に行うことができます。

有資格者一覧表は、継続的な管理・運用が欠かせません。登録フローの徹底とあわせて、活用できる場面を拡げることで、運用の定着が近づくでしょう。

まとめ:有資格者一覧表は適正に作成・運用を

ここまでご説明したように、有資格者一覧表は、企業が事業を展開していくうえで欠かせないツールの一つです。特に法令順守、安全管理、そして製品サービスの品質維持という3つの観点から、資格管理の仕組み作りと、適正な運用が必要とされています。

これまで多くの企業は、有資格者一覧表をエクセルで作成・管理してきました。
現在も、同様の方法で運用している企業が少なくないでしょう。
しかし数十、数百の資格を管理する必要がある企業ではエクセルでの運用に限界があり、担当者の業務負荷軽減、管理業務の効率化と合わせて、必要に応じたシステムを導入する企業が増えています。


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