ISO9001で求められる教育訓練計画・教育訓練記録とは?【運用のポイントを解説】|社員のスキル・教育訓練・資格・力量を一元管理、スキル管理クラウドSKILL NOTE(スキルノート)

ISO9001では、企業で製造される製品の品質向上のため、力量管理についての要求事項が定められています。この記事ではISOの要求事項に基づいて、教育訓練計画の立て方から実行の仕方まで、一般的な流れと運用のポイントをご紹介します。

教育訓練計画・教育訓練記録とは

ISO9001(品質マネジメントシステム)の力量管理における教育訓練計画・教育訓練記録について、ISO規格の要求事項には次のように記述されています。

7.2 力量

組織は次の事項を行わなければならない。

  1.  品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び有効性に影響を与える業務をその管理下で行う人(又は人々)に必要な力量を明確にする。
  2.  適切な教育、訓練又は経験に基づいて、それらの人々が力量を揃えていることを確実にする。
  3.  該当する場合には、必ず、必要な力量を身につけるための処置をとり、とった処置の有効性を評価する。
  4.  力量の証拠として、適切な文書化した情報を保持する。

注記 適用される処置には、例えば、現在雇用している人々に対する、教育訓練の提供、指導の実施、配置転換の実施などがあり、また、力量を備えた人々の雇用、そうした人々との契約締結などもあり得る。

 

つまり品質目標を達成するために、その業務に必要な力量を明確にし、その力量を得た人が該当する業務に従事できるよう、教育訓練計画を立てる。
そして力量管理を行った証拠として、そのプロセスを教育訓練記録として保管しておく必要がある、ということです。

この要求事項に基づいて教育訓練の計画・実行・運用をしていく場合、どのような流れが一般的なのでしょうか。

教育訓練計画の立て方

  1. 組織全体で必要とされる力量を洗い出す

教育訓練計画を立てるにあたり、まず着手したいのは組織全体で必要な力量(個々の業務に必要な技能、知識、資格、経験などの能力)を洗い出すことです。
製造業であれば、製造を手掛けるすべての製品の製造工程をさらに細分化し、それぞれの仕事を任せるにはどのような力量が必要となるか、リストアップします。
こうしたリストの作成が、力量管理を行う第一歩になります。

  1. 優先的に育成する力量を決める

組織全体で必要な力量を把握した後、どの部分の育成から着手すべきか、自社の経営戦略に基づいて優先順位をつけていきます。
すべての教育訓練を一斉に実施することは困難であるため、緊急度や重要度の高いものから教育訓練を開始するのが一般的です。
例えば、熟練した技術をもつ従業員の定年や異動が考えられる場合は、そのスキルを確実に社内で受け継いでいくために優先的に教育を行うことが必要です。

  1. それぞれの力量アップに必要な教育訓練計画を立てる

続いて、それぞれの力量アップのためにはどのような教育訓練が必要か、現状に即した計画を立てていきます。
スキルマップで整理した力量を身につけた理想の状態と、現状とのギャップを把握した上で、その差異を埋めていくための段階的な計画が必要です。
製造業においての教育は、専門的な知識を学ぶための講習のほかに、実際に作業を行いながら実務スキルを身に着けるOJTが基本です。
講習や研修の手段は多岐にわたり、人材育成の仕組を早期に立ち上げるためには、外部の研修を上手く活用することも有効とされています。

教育訓練計画の実行

  1. 実行した教育は記録に残す

作成した計画に基づいて教育訓練を行う際は、いつ誰にどのような内容の訓練を行い、実施した教育・訓練が、必要なスキルを取得するのに適切だったかどうか、従業員が教育・訓練の効果を得たかどうか、その有効性を評価します。

教育訓練記録の様式は特に定められていませんが、以下のような項目が記載されていることが一般的です。

教育訓練記録に必要な項目

教育番号・教育訓練名称・作成日・部門名・承認者・確認者・作成者・開催日・評価者…など

  1. 教育が有効だったかどうかを評価する

最後に、実際に行った教育訓練が有効であったか評価をします。
教育訓練計画書を元に、どのような訓練が行われ、対象となる人の力量がどの程度アップしたのかを判断していきます。
例えば年間で計画を立てているのであれば、1年の終わりに振り返りと評価を行い、その時点での現状に即して翌年の教育訓練計画を立てる。
そうしたPDCAサイクルが、組織全体の力量アップにつながっていきます。

教育訓練計画の管理

計画書の作成から教育訓練の実施、評価まで一連の管理業務について、これまでは多くの企業がエクセルなどでリストや表を作成し、力量管理を行っていました。

エクセルは手軽に文書や管理表を作成することができますが、部署ごと、もしくは担当者ごとに独自の様式で運用を行ってしまうと、組織全体での力量管理が困難になるだけではなく、担当者の異動や退職で混乱が生じるリスクもあります。

ただ近年は企業のDX化が進んでおり、力量管理にシステムを活用する企業も増えています。

はじめにシステムを導入するハードルは多少あるものの、すべての管理業務を全社共通のフォーマットで実施できるため、訓練計画や実施記録も蓄積しやすく、効率的に業務改善を行うことができるようになるでしょう。

まとめ

ISO9001に基づく力量管理を最適な形で実行するには、教育訓練計画や教育訓練記録の運用を着実に継続していく必要があります。
管理業務が煩雑であったり、業務が属人化したりしてしまうと、結果的にISO規格の要求事項を満たせず、製品の品質を担保できない状況に陥りかねません。

組織全体で効率的に力量管理を行い、自社製品の品質を維持・向上し続けるためには、運用管理を継続しやすい仕組みを整えることが大切です。

 

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