建設業法に準じた効率的な資格管理の方法とは?防ぎたいリスクと3つの課題

建設業では建設業法に基づいて適切な資格管理を行う必要がありますが、管理業務は非常に煩雑であり、課題を抱えている企業も多くあります。この記事では、資格管理業務の現状とよくあるリスクを踏まえたうえで、改善するためのポイントをご紹介します。

建設業法における資格管理の「よくあるリスク」

建設業に関連する資格は100種類以上あり、該当する企業は建設業法に定められている条項に準じて、適切な資格管理を行わなければなりません。そのためには、抜け漏れが生じない運営体制の構築が不可欠です。

しかし管理が必要な項目が多岐にわたるため、思わぬリスクに直面した経験をもつ担当者の方も多いのではないでしょうか。

よくあるリスク(1):有資格者の不足

個々の資格には有効期限が定められており、決められた期間内に適切な更新手続きをしなければなりません。しかし管理が行き届かず、従業員が保有している資格の有効期限が切れていることに会社側と保有者本人、双方が気づかないケースもあります。

場合によっては、特定の業務を行ううえで、該当する事業所に必ず配置することが法律で定められている有資格者が不足する事態に陥るリスクがあります。

よくあるリスク(2):法令違反

社内の資格管理体制が行き届いていないと、免状番号の重複などをはじめ、誤った情報を⾒落としがちです。誤情報に気がつかないまま放置してしまい、法令違反につながりかねません。

特に法令対応が必要な場合や経営審査などが入る際には、上記のようなリスクを排除した状態で、社内の資格管理データを検索、提出できるようにしておく必要があります。

建設業法における資格管理、3つの課題

しかし、現状はどうでしょうか。厳密な資格管理を行おうとすればするほど運用方法が複雑化し、社内にあらゆるファイルや資料が散在している企業も多いことでしょう。管理業務が属人化してしまうケースもよく耳にします。

建設業における資格管理について、担当者の方からよく伺う悩みや困りごとは3点に大別することができます。

1)資格情報が拠点・事業所ごとでバラバラに管理されている

各拠点や事業所、部署によって従業員の資格管理方法が異なっているケースは、非常によく見受けられます。独自のエクセルファイルなどが多数存在している状態で、それぞれフォーマットや管理項目もバラバラ。全社的な資格の保有状況がわかりにくいうえに、従業員の配置転換や、急な補助要員が発生した場合のコミュニケーションが複雑になりがちです。

2)資格管理が担当者個人や拠点、部署任せになっている

資格管理の運用そのものが各拠点セクターや担当者個人任せになっており、全社的な状況を会社側で明確に把握できていないケースがあります。管理・運用が属人化してしまうと、チェック体制も曖昧になり、常に多数のリスクと隣り合わせた状態が続くことになります。

3)管理業務が煩雑である

前述の通り、建設業に関わる資格は多種多様であり、管理業務はどうしても煩雑になりがちです。例えば資格自体や講習の有効期限と、関連する証明書などがバラバラに管理されている場合、Excelファイルと紙の証明書を一つひとつ付き合わせて確認したり、常に目視で資格更新日などをチェックしたりするなど、管理業務そのものにかなりの工数や労力が割かれており、業務効率や生産性が低下している可能性があります。

こうした課題を解消するため、近年の建設業界では資格管理業務をシステム化するケースが増えています。

建設業法に準じて管理を適切に行うための2つの必須ポイント

徹底した資格管理の運用を続けるために、おさえていただきたいポイントは2点あります。そのポイントをクリアするための手段として、資格管理業務のシステム化は非常に有効です。

1)すべての拠点、事業所、部署の情報を全社で一元管理し可視化する

従業員の資格情報は、建設業を営む企業にとって非常に重要なものです。そのため各拠点セクター任せ、担当者任せにするのではなく、必ず全社で一元管理することをおすすめします。資格そのものや講習の有効期限、各種証明書などが、すべて紐づいた状態で管理されている状態が望ましいでしょう。

また集約した資格情報は常に最新の状態に保ち、必要なときはすぐに一覧で確認できるようにしておく必要があります。

2)人的ミスなど、基本的なリスクを避けるための仕組みを構築する

管理業務が属人化している場合、チェックを目視で行ったことによる誤情報の見落としや、情報不足もしくは認識不足による抜け漏れなど、人的ミスが起こりやすくなります。想定しうる基本的なリスクを着実に回避するためにも、システム上で自動リマインド機能などを活用した仕組みを構築しておいた方がよいでしょう。

まとめ

建設業における資格管理業務を運用していくにあたり、担当者が必要な記録や書類、データなどをバラバラに蓄積していくだけでは適切な管理を行うことができません。基本的なリスクを仕組みで回避し、業務を属人化させずに効率化を図ることが、今の建設業界では必要となっています。

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